上海钻石行业协会

上海钻石行业协会是从事钻石饰品、钻石工具生产、经营、加工、贸易以及相关的学校、检测鉴定的企事业单位组成的具有法人资格的社会团体。

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协会会议制度

 

        为了更好地加强协会自身建设,坚持民主办会,保证协会各项工作的正常进行,拟建立和健全各级会议制度。主要有:会员代表大会、理事会议、协会各部门组织节行的各种活动以及秘书处的日常工作例会。具体如下:

        1. 会员代表大会:会员代表大会是协会的最高权力机构。会员代表大会每年举行一次。会员代表大会须有三分之二以上出席,其决议须经到会会员代表三分之二以上通过方能生效。

        2.理事会议:理事会是会员大会的执行机构,分别按章程规定承担相应职责。理事会每半年举行一次。理事会须有三分之二以上出席,其决议须经到会成员三分之二以上通过方能生效。理事会会议由会长主持。

       3.根据工作的需要, 协会各部门应不定期地组织有关会员单位进行各种活动。如:专家咨询会议、简讯编辑会议、信息网联络员会议以及各种层面、各种专业、各种对象的会员单位座谈会、研讨会、讲座等,其中行业部每 月安排一次,同时保证所有会员单位每年至少一次以上的各类活动。

       4. 秘书处的日常工作例会:在会长的领导下,秘书处负责协调协会的日常各项活动,处理相关日常事务。秘书长负责主持协会的日常工作,主持召开秘书处的工作例会,并根据需要不定期召集部门负责人举行碰头会议。

       秘书处的工作例会由各部门负责人参加,原则上每二周一次会议。工作例会的主要议题是:①学习有关政策、文件与相关法规,提高协会工作人员的业务水平和素质;②通报交流各部门、各阶段的工作任务,对行业的有关信息进行通气交流;③对部门间的有关工作进行协调,对协会的有关工作进行布置安排。

 

 

协会内部信息系统管理制度 

 

         随着信息化不断发展,钻石行业协会信息系统涉及的内容和设备也在不断扩大。为了更有效地使用好协会的信息资源,强化信息工作的管理,确保信息工作的正常运行和信息安全,结合本协会的实际,特制定如下规定:

        1. 信息系统管理的范围:主要为本协会的网站、内部局域网和用于信息操作的有关设备和仪器。

        2. 信息系统的属性:协会的信息系统如:网站,内部局域网等资源为协会所拥有,协会工作人员有权利对上述系统内的信息进行使用,并负有对上述信息的保存和保密的责任。不经授权,不得将信息以任何形式传递给他人,更不能用于赢利,否则将承担应负的法律责任。

        3. 设备的管理和使用:协会所有的微型计算机、打印机等设备和仪器必须由专人或使用者负责管理。计算机和打印机由使用者负责保管和日常维护,其他设备一律由信息中心负责管理,使用时办理相应的借用手续;所有的设备和仪器由财务部门负责登记造册,由管理和使用人员负责签收和保管,如有遗失或人为造成的损坏则承担相应的责任。

       4. 信息系统的设备申请、采购与分配:用于信息系统的设备应根据工作的需要实行统一调度和分配。如因工作需要增添设备,应由本人向信息中心提出申请,信息中心汇总后报主管领导审批。新购置的设备按本制度第三条规定的程序进行登记和管理。

      5.内部网络的运行:协会内部局域网由信息中心负责管理,各终端微机根据管理人员的统一安排设立共享文件夹。文件关的科目设置和密码由专门管理人员统一确定。除经领导批准同意的不公开的有关信息外,其它各部门的资料均按管理人员设置统一科目登入。信息管理人员对信息系统应进行统一监督整理、杀毒和定期拷盘存档。不公开的信息也必须由专门管理人员统一拷盘存档,作好备份。

     6.软件的管理和使用:协会所有使用的软件必须是安全有效的。计算机所装的软件必须经过信息中心确认。擅自装入软件,由此引发的问题,其后果由本人承担。外来软件装入前,须先经过杀毒防护,确认安全后,方可使用。

     7.信息的输入:信息系统的信息资料由各部门提供,信息中心的专门管理人员负责输入。管理人员要将来自各部门的信息及时、准确地输入系统之中。

    8.日常的维护:信息系统的网页、内部局域网等的日常维护由信息中心负责。当遇重大问题时,由信息中心及时与网络维护单位联系,确保信息系统的正常运转。

 

 

协会内部信息资源交流制度 

 

  信息化是二十一世纪的时代特征。为了更好地运用协会的信息资源,确保信息的有效沟通,促进协会的各项工作开展,特制定如下信息交流制度。

         1.协会内部信息主要包括内部各部门开展工作(组织会议、参加会议、工作动态)的情况通报,有关主管部门下达的文件,各种公开发表的与行业协会发展有关的期刊和新闻材料,会员单位的基本信息等等。

      2.协会信息交流的方式有以下几种:

1)协会各部门日常主要工作的开展情况(组织会议、参加会议、工作动态)通过协会的例会进行定期相互交流,保证协会信息的充分沟通:各部门每半年作书面小结,并按协会的有关规定,组织考核。

2)协会公开订阅的期刊、报纸以及由相关部门赠阅给协会的各类资料,实行信息共享。有关人员收到后,都必须公开存放在指定的存放处。协会的每一个成员都可阅览并有责任将阅后的资料放回原处以便其他同志阅览。信息部负责上述材料的日常管理。

3)协会工作人员参加或出席的各类会议和活动后,应及时将有关情况和精神以书面形式进行报道和汇总,形成协会信息资源,并可通过协会工作例会交流或由信息部按需综合利用。

4)协会各部门自行组织的各类会议和活动,应在结束后,由承办部门负责将活动情况和动态进行汇总和报道,形成书面材料。通过协会工作例会、有关媒体及本会的信息系统进行交流、发布。

5)协会的往来文件、简讯、网站和信息库是协会进行信息服务和对外交流的重要手段和依据,应强化管理并由各部门通力合作,协调完成。(流转及管理程序见附件)文件管理的流程一般应按规定程序经过收发文、流转、处理和存档几个阶段;

         网站管理的流程应经过信息收集、信息汇总审核、定期上网登载、跟踪变动四个阶段,并要积极组织新增或调整会员单位网页,扩大网站信息量;信息系统资料管理的流程应经过信息呈报、信息汇总、信息通报和反馈变更四个阶段;

        简讯作为行业协会与会员单位沟通的纽带,要建立简讯编辑委员会和通讯员二级网络制度。编委会负责把握报道的方向和阶段性的重点内容以及每期内容的审核;通讯员网络是行业信息来源的重要渠道,编辑人员应经常主动深入企业,收集有关动态,丰富稿源。《简讯》编辑管理的流程应经过:材料收集汇总、内容编排和审核、复印、校对和分发四个阶段。由信息部负责日常管理。

       3.信息资源的交流和利用:信息资源由信息部归口管理,负责利用、分布、调整和更新。各部门应做好自身获取的各类信息的管理,及时将有关信息集中到信息部,有利于信息部及时在协会的有关媒体上发布或维持日常的更新。

 

       4.信息的保密:信息资源是协会服务的核心资源组成部分,同时也可能是相关企业的商业秘密。对此,每个工作人员对有关信息都有履行保密的义务,遵守职业道德,维护协会形象。

 

                                                             秘书处工作职责

         1、在会长领导下,落实协会各部门的工作职责,组织推进协会的工作计划和协会各部门日常工作,秘书长对口各相关部门加强联系,并按协会的有关规定,组织评比、考核。

        2、负责对协会业务工管部门和横向单位的对口联络和协调;经常同会员单位,重点是理事以上单位保持联络和沟通,主动了解、收集服务需求信息、,尽力为政府、行业、企业和社会组织各种中介服务和协调工作。

        3、定期组织召开协会办公会议,学习相关政策、法规并组织部门工作交流、研讨,提升工作人员的业务能力和政策水平;牵头组织安排协会会员大会、理事会等重大活动。

       4、组织协会的规章制度、工作计划、工作总结、财务预决算等文件的起草和编制工作;建立协会公章登记使用和保管制度。

       5、做好协会收发文件登记、传阅、处理工作,逐步开展档案归类整理,建立档案管理制度,对有关重要文件建立保密制度。

       6、负责协会固定资产的登记造册,按规定的制度和程序做好申购、维护保养及管理工作。

      7、努力做好行业统计工作。建立行业统计员联络网,加强业务指导和沟通,保证统计资料准确、有效、安全、保密,不擅自泄露。

      8、按照有关财务会计制度,搞好协会日常财务工作。每年年末编制第二年费用预算,并正确、合理的控制使用,做到帐目正确、凭证齐全。

     9、关心协会工作人员的工作和生活,搞好有关的后勤服务。

    10、完成会长交办的其他任务或突发的有关工作。

    11、搞好相关的协会的协作与交流活动。

    12、搞好协会网站的维护工作,及时更新信息,做好简报的编制和发放工作。

 

附  流转及管理程序:

        1. 文件管理:

发文:文件起草→有关部门会签→领导签发→打印发送

收支:上级来文(档案员)→领导阅示→承办部门签收并落实→文件归档(档案)

     2.网站管理:

信息收集(信息部为主)→信息汇总(信息部)→健洋登网(信息部)→跟踪变更(信息部)

注:信息主要来源:企业来稿、有关政策、监管动态、行业内外相关新闻。由信息部每周收集编辑10~15条各类新闻。信息部还要了解信息上网的及时性并做好变更记录。

     3.信息库管理:

信息呈报(信息部及各部门)→信息汇总(信息部)

信息通报(信息部)→ 反馈变更(信息部)

注:

①信息主要来源:入会申请表、培训登记表、会展申请表、统计汇总报表等等;

②信息部根据各部门需求提供有关资料;

③各部门应及时将了解到的变化情况提供给信息部,由信息部修改、变更。

   4.《简报》编印、发行管理。

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